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MEETING NOTES(413hamahiga)

更新日:4月23日



カゾクde旅婚(413)打合せデータ
.xlsx
ダウンロード:XLSX • 3.79MB


上記より、打ち合わせ用資料をダウンロード頂けます


※資料の返送についてはLINEにご返送頂くか、LINEでのご返送が難しい場合はメール添付にてご返送くださいませ




※お持込みの注意事項※

お持込み物品がある際は、必ずご一読ください



■宿泊時のホテル利用注意事項

通常宿泊の際、チェックイン時にお客様にご案内している資料です

宿泊頂くお客様(ゲスト含め)に共有頂き、必ず事前に目を通して頂くよう、ご協力をお願いいたします


413ご利用についての注意事項
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ダウンロード:PDF • 3.33MB

尚、上記資料内「クレジットカードにてデポジットのお願い」は現在行っておりません。

また、「飲食物のお持ち込みについて」は、常識の範囲内でお持込み頂くことは問題ございません。





あらためて会場の様子を確認しましょう!


■413はまひがの全景



■413はまひがのご案内


■413はまひがのガーデン


■413はまひがcafe内ツアー


■413はまひがRoomツアー



■413はまひが前のビーチ



■焚火(オプション)

ガーデンの一角にある焚火スペースを囲むゆるりとしたひととき

413はまひがオーナーのつくる火を囲みます

※焚火タイミングはオーナーと相談が必要です




■会場の案内

 挙式場所やお食事会の場所を決めましょう!


①野外挙式スペース




※バージンロードのありなしをお決めください

※アーチの布の巻き方をお決めください(カーテンスタイル・巻き巻きスタイル)





②野外食事会スペース


 ※BBQスタイルの場合は室内・屋外どちらのスペースでもご案内可能です

下部より野外ガーデンスペースの席次データをダウンロード頂けます


席次表(ホワイトデッキ)
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ダウンロード:XLSX • 24KB



*雨天時室内変更レイアウト

席次表(雨天時室内変更)
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ダウンロード:XLSX • 24KB

野外予定の際、雨天予報で室内に変更する場合の着席マックス人数(新郎新婦含め23名)のレイアウトとなります




③室内食事スペース


 ※コース料理の場合は室内のみのご提供となります

下部より室内食事スペースの席次データをダウンロード頂けます


席次表(カフェ)
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ダウンロード:XLSX • 36KB






■時間を決めよう

 お二人の到着時間やゲストの到着時間などと合わせて、挙式や食事会の時間を決めましょう!

 前入りしたほうがいいのか?

 ゲストに何時に来てもらうのか?

 ぜひ、ご相談ください

 サンセットの時間などに合わせて時間を調整する場合もあります



【進行時間一例】

Day1

16:00 新郎新婦様 413入り


Day2

08:00 新郎新婦様 413にて朝食

11:30 ヘアメイクスタート(約2時間必要です)

13:30 写真撮影スタート

14:30 挙式リハーサル

15:00 ゲスト到着

15:30 挙式(人前式)

16:00 ゲストとビーチで撮影

16:30 食事会開始

19:00 食事会終了


Day3

10:00 チェックアウト


下部より進行表例(PDF)をダウンロード頂けます

 ※実際の進行時間は打合せで担当プランナーと相談頂き、決めていきましょう

進行表例(413はまひが)
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ダウンロード:PDF • 106KB

下記ページより、先輩カップルが実際に行ったイベント実例をご覧いただけます






■ゲストをご招待しよう!

日程と時間が決まったら、ゲストにお声がけをしましょう

会場の情報や日程、会場の地図などをお渡しするため、招待状をお渡しできるとベストです!

下記ページより、招待文の文例をご覧頂けます


ただ、紙の招待状の場合、最低ロット数などがあることが多く、少人数のパーティにはおすすめしづらくなっております


WEB招待状であれば、最低ロット数などもなく、メールやLINEでお客様に招待状を届けることができます

また、受付をスマホにQRコードをかざすだけでできたり、ご祝儀の事前決済ができるなど、時間をかけずスムーズに進めることができるなど、手間をかけず、非接触にしていただくことができます


下記ページにて、WEB招待状をご案内しておりますので、よかったらご覧くださいませ





■衣装を決めよう

 お衣装はどのようにご準備されますか?

 大きく分けて、下記3つの方法でご用意される場合が多いです


 ①オーダー・・・遠方でも安心してオーダーできるシステムをご紹介いたします

 ②レンタル・・・各地にある提携店をご紹介いたします

 ③お持ち込み・・・お持ち込み料はございません、無料です!お気軽にお持ち込みください


オーダー、もしくはレンタルご検討の場合はカゾクde旅婚提携店をご案内可能です

※ドレス決定後、決定されたお衣装写真を担当プランナーまでお送りください

 お花のお打合わせなどで使用させて頂きます



■かりゆしレンタル10%OFF

ご相談の多かったかりゆしレンタルのお店をご紹介できるようになりました

下記より詳細ご覧くださいませ


■413はまひがオリジナルTシャツ

オリジナルTシャツをゲストにプレゼントして、みんなでお揃いにするのもおすすめ!

下記より詳細ご覧くださいませ






■食事を決めよう!

お食事は【コース料理】と【BBQ】をご案内可能です

 ※コース料理はケータリングとなります



①コース料理










②BBQ

シェフがお焼きして、皆様に自由にお取りいただくスタイルです










③お子様料理(別途ご相談)

6歳以下のお客様向けにお子様プレートのご用意も可能です







■ドリンク

お食事場所の近くにドリンクコーナーを設置します

お飲み物を取りにお越しくださいませ


【フリードリンク内容】 オリオンビール・ハイボール・泡盛水割り・キンミヤ・シークワーサーサワー・パインサワー・パッションサワー・レモンサワー・チューハイ・ワイン赤、白・オレンジ・パイン・さんぴん茶・コーラ・ジンジャーエール ※時期により変更する場合がございます  正確な内容は都度ご確認くださいませ


※婚礼時の飲食のお持込みはご遠慮頂いております

 お食事やお飲み物をお持込みは頂けませんので、ご了承くださいませ




■部屋割りをしよう!

全6室ございます

どなたにどの部屋に泊まってもらうか、ご検討ください


2名部屋×3室

3名部屋×3室



※朝食の有無を確認しましょう!

 朝食有のお客様は備考欄に朝食時間を記載ください(打合せデータの部屋割りタブ)

 (①8:00 ②8:30 ③9:00)各時間ごとに4名くらいずつ振分けをお願い致します


※新郎新婦様初日夜の夕食を追加される際は、BBQのご用意ができます

 また、夕食時間は18時スタートで20時終了までのお時間でのご案内となります。


※打合せデータに宿泊リストのタブがございます

 ご入力いただき、担当プランナーまでお送りください

※前泊、または後泊など、連泊をご希望される場合は、宿泊リストにご記入の上

 担当プランナーにその旨をお知らせください


下記より部屋割りデータをダウンロード頂けます

部屋割り(413はまひが)
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ダウンロード:XLSX • 220KB


※宿泊時のホテル利用注意事項

通常宿泊の際、チェックイン時にお客様にご案内している資料です

宿泊頂くお客様(ゲスト含め)に共有頂き、必ず事前に目を通して頂くよう、ご協力をお願いいたします


413ご利用についての注意事項
.pdf
ダウンロード:PDF • 3.33MB

尚、上記資料内「クレジットカードにてデポジットのお願い」は現在行っておりません。

また、「飲食物のお持ち込みについて」は、常識の範囲内でお持込み頂くことは問題ございません。





■依頼するか持ち込むか決定しよう!

カゾクde旅婚では、会社単位ではなく、人にこだわってウェディングチームを作っております!

早めにご依頼頂いたほうが、ご希望のスタッフが揃えやすいため、早めにご検討くださいませ

お持ち込み料などもないので、カメラマンさんなど、お持込みも可能です


 ①カメラマン・・・撮影のこだわりがある場合はスタッフまでお声がけください!

 ②ビデオカメラマン・・・ドローン撮影追加されるかどうかもご検討ください!

 ③ヘアメイク・・・打合せデータのヘアメイクカルテをご記入ください!




■撮影したい場所を決めよう!

基本的には413はまひがのガーデンと目の前にあるビーチ(浜比嘉ビーチ)での撮影することが進行イメージとしては組み込まれていますが、「ここで撮りたい!」というご希望がある場合は、担当プランナーとご相談ください


下のボタンから浜比嘉島のロケーション撮影スポットをご覧頂けます




■ウェディングアイテムを考えよう!


オリジナルの結婚証明書や、新郎新婦椅子につけるチェアサイン、髪につけるヘッドドレスなど、写真撮影をより盛り上げるアイテムがたくさんあります


カゾクde旅婚では、サイト上でそんなウェディングアイテムをはじめ、ギフトまでお選び頂ける「WEDDING STREET」というサイトをご紹介させて頂いております


詳しくは下のボタンからウェディングアイテムご紹介ページをご覧くださいませ






■デザインを考えよう!

会場やパーティのイメージを決める装飾などのデザインを考えましょう!

まずはinstagramやピンタレストなどでお好みのイメージ写真を集めてみましょう

特にお好みの色味は画像で伝えられるように準備をしておくと、打ち合わせがスムーズになります


 ①ウェディングケーキのデザイン

  お好みのデザイン画像があればスタッフまでお送りください

  ご希望デザインのケーキ制作の可否や金額の確認をさせて頂きます

   ※保管場所の関係で、1段もしくは2段ケーキまででご検討ください


 

 ②お花のデザイン

  ご希望のイメージ画像を集めてみましょう

  お打合わせでスムーズにイメージ共有ができるようになります

   ※ブーケ・テーブル装花・挙式装花それぞれのイメージ画像を

    集めて頂くと打合せがスムーズです


下記ブログにて、実際の装飾事例の写真をご覧いただけます

参考にご覧くださいませ




 ③アーチ(ガゼボ)の布の巻き方

  プラン内のアーチの布の巻き方は2種類から選んで頂けます

  お好きな巻き方を選びましょう


  ■巻き巻きスタイル ※お花はオプションとなります


  ■カーテンスタイル ※お花はオプションとなります


 ④クロス・ナフキンの有無

  結婚式場ではないのでクロスやナフキンのご用意はございません

  必要な場合はレンタルで用意するか、お持込み頂いたものをセットさせて

  頂くことができます


【デッキ カトラリー例】

シルバー、ペーパーナプキン、皿のご用意を致します




 ⑤結婚証明書

  プラン内の結婚証明書のご利用をはじめ、お持込みの結婚証明書、

  もしくはそれにかわるサンドセレモニーなど、セレモニーに必要な

  アイテムを決めましょう


プラン内結婚証明書 ※お持込みなどでご利用がない場合でもプラン金額の変更はございません



 ⑥リングピロー

  リングピローを用意しましょう

  ご用意がない場合、カゾクde旅婚のリングピローお貸出しも可能です


お貸出しリングピロー例 ※予告なく内容変更する場合がございます






 ⑦ウェルカムボード

  ウェルカムボードをご用意される場合、イーゼルや椅子を貸し出すことが可能です

  飾る際は、担当者までお知らせください


ウェルカムボードをイーゼルや椅子に置くことができます

野外だと風の影響で倒れる可能性が高いため、室内に用意させて頂く場合が多いです

野外に置く場合は、壊れないもので用意したり、倒れない工夫をして頂く必要がございます

 ↓



 ⑧ウェルカムスペース


テーブルを用意して、ウェルカムアイテムを飾って頂くことができます

飾られる際は、飾る量や飾りたい場所を事前にご相談くださいませ

こちらも風の影響を考慮し、場所をご検討ください

 ↓


カフェスペースのカウンターの上にウェルカムアイテムを飾ることもできます

お料理などを出す場所になることもありますので、飾る際は、お料理などの内容などに合わせて、事前にご相談が必要です

ご希望の際は事前にご相談くださいませ

 ↓


野外の木に紐をつけて、写真を吊るしたり、メッセージカードを吊るすこともできます

急な雨や、強い風が吹く場合もありますので、濡らしたくないもの、汚したくないもの、一点ものなどは飾らないようご協力くださいませ

 ※万が一、紛失したり破損したり汚してしまった場合、責任を負えませんのでご了承くださいませ


また100均のクリップなどは、今までの経験上、力が弱くすぐ取れてしまいます

挟む力のあるものをご用意くださいませ

 ↓





 ⑧特殊照明

413はまひがに依頼して、オプションで電球照明を設置することができます

※照明といっても、明るく照らすものではなく、装飾と思ってください

ガーデン、もしくはデッキテラスのどちらかに設置することが可能です


※日没後のパーティをご希望される場合は、明るさを担保するため、必要になります

なしの場合は、ホテルでランタンの貸し出しはできますが、全体的には暗くなることをご理解ください


【ガーデン照明】




【デッキ照明:サンセットタイム】




【デッキ照明:日没後】






■BGMについて

カゾクde旅婚では、自然の中での挙式や食事をテーマにしており、また少人数婚ということで、あえて音響設備などを用意しないことで、プランを安価におさえております。

挙式や食事中にBGMを流したい場合は、スマホとスピーカー(Bluetooth接続など)などをお持込み頂き、操作をゲストにご依頼頂き、再生を行っていただくことをおすすめしております。

※スタッフ側での再生はいたしかねますので、ご了承くださいませ





■ヘアメイクを考えよう!

ヘアメイクカルテを記入して、担当プランナーまでお送りください

事前にヘアメイクさんに情報を共有させて頂きます

イメージのヘアメイク写真などありましたら、合わせてお送り頂けるとイメージの共有がしやすくなります


下記よりヘアメイクカルテをダウンロード頂けます

ヘアメイクカルテ
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ダウンロード:XLSX • 14KB



■ギフトを考えよう!

参加してもらうゲストへのプレゼント、ご両親への感謝のギフトなど、何か渡したい場合はギフトや引出物、贈呈のお品など、検討してみましょう


カゾクde旅婚では、サイト上でギフトやお礼の品をお選び頂ける「WEDDING STREET」というサイトをご紹介させて頂いております


詳しくは下のボタンからギフトご紹介ページをご覧くださいませ



■プチギフトとして413のオリジナルコーヒーも

413はまひがのオリジナルコーヒーをプチギフトとしてご利用頂くことも可能です

詳しくは下記よりご確認くださいませ





【最終確定に向けてのチェックリスト】


☑挙式やパーティの時間は決まりましたか?

☑ここで絶対に写真撮りたいという場所はありますか? ※場所によって手続きが必要な場合があります 早めに担当者に相談しましょう

☑お衣装は決まりましたか?

☑料理内容は決まりましたか?

☑部屋決めはできましたか? ※1か月前までを目安に担当者に報告しましょう

☑アーチの布の巻き方は決定しましたか? ※2週間前が最終確定日です

☑装飾(お花など)は決定しましたか? ※2週間前が最終確定日です

☑ケーキのデザインは決まりましたか? 

☑席次表は決まりましたか?

☑誓いの言葉など、挙式で必要なものは用意できましたか?

☑席札やウェルカムボードなど、手作りアイテムの準備はできましたか? ※風で飛ばないものでご用意ください

☑当日の進行内容や必要なアイテムの準備はできましたか?

☑ヘアメイクカルテをご記入頂き、スタッフにお送り頂きましたか?

☑郵送が必要な荷物がある場合は早めに郵送準備をしましょう! ※下に郵送についての注意点の記載がございます

☑バイオーダードリンクの場合は、チェックアウト時にホテル直接支払いになるので、クレジットカードや現金を用意しましょう



2週間前が数量など、すべての最終確定日となります

ご変更がある場合は、それまでにご連絡ください

2週間前を過ぎるとキャンセルがきかなくなりますので、お気を付けくださいね




■お食事・お飲み物のお持込みについて

婚礼食事会中の食べ物や飲み物のお持込みは、基本的にご遠慮頂いております。

乳幼児のためのお食事飲み物については、お持込み頂いてかまいません。


宿泊中の食べ物やお飲み物のお持込みにつきましては、通常宿泊として、常識の範囲内でお持込み頂くことが可能です。

お持込み頂いた飲み物や食べ物を敷地内のデッキテラスやガーデンでお召し上がりいただくことはできますが、ゴミの処理は各自ご自身でお持ち帰りください。

自然保全のため、ご協力をお願いいたします。



■レンタル音響機材詳細について

スタンドスピーカー:Yamaha DXR mk2 ×2台

卓ミキサー:Yamaha MGP12X

マイク:Shire 58 ×2本

CD プレイヤー:Tasman(業務用CDプレイヤー)

※設置場所は1か所のみで移動はできかねます

 ガーデンからデッキへの移動などはできません

※予告なく内容変更する場合がございます

 詳細については都度ご確認ください

※簡易的な操作であれば、ホテルオーナーが操作致します

 ただ、サービスと並行しての操作になりますため、

 細かい操作をご希望の際は、オペレーターを別途ご依頼くださいませ



■動画上映について

上映機材レンタルをされて動画上映をする場合、動画データをパーティ14日前までに下記アドレスまでお送りください


動画送付アドレス:kazokudetabikon@gmail.com


動画のメール送付をされましたら、担当プランナーまでLINEでご一報ください

受信エラーになっている可能性もございますため、必ずご連絡頂くようお願い致します


そのうえで、当日はUSBメモリに動画データを入れ、お持込み頂ければと思います



■イーゼルについて

413はまひがにイーゼルが1脚用意がございます

また、椅子を使ってウェルカムボードなどを飾っていただくことも可能です

野外に飾って頂くこともできますが、野外の場合は風の影響でイーゼルが倒れてしまうことも考えられます

倒れた際に割れてしまう素材のものはご遠慮頂けますと幸いです





■お荷物のご郵送について

チェックイン2日前からお受け取りが可能です

ただ、ホテルが急遽お休みになる場合などがあるため、ホテル公式LINEまで必ず事前に到着日のご相談をください

事前相談のない郵送の際、受け取り出来かねる場合がございます


ご郵送の際は、施設の保管場所に限りがございますため、あまり多い荷物のご郵送は承ることが出来かねます


ご郵送頂く際は、「郵送ダンボールの数」「ダンボールの大きさ」を事前にお知らせください

そのうえでご郵送頂けましたら、「郵送会社」「確認番号」をお知らせくださいませ。


お衣装(ドレス)については、届いた状態のままで保管致します

 ※破損などの危険があるため、ホテル側であけることはできかねます

お衣装については、お手持ちでのお持込みをおすすめしております

 ※またお荷物到着の責任は負いかねますので、ご郵送の際はお気をつけくださいませ


沖縄への郵送の際、お荷物内容によっては航空便予定が急遽船便に変更になるなどして、パーティ当日まで荷物が間に合わなかったケースなどもございます

挙式パーティに必須のお荷物は手持ちでお持ちいただくことをおすすめいたします



お荷物郵送先住所 記載例

〒904-2315 沖縄県うるま市勝連浜548−2

413 Hamahiga Hotel & Cafe

〇月〇日△△(婚礼日時+新郎新婦名記載)カゾクde旅婚宛

TEL:098-983-1413



ご郵送の際は、到着日程調整のため、413はまひがまで直接お問合せくださいませ

下記QRコードが413はまひがのホテル公式LINEです




■追記 ホテル情報


・チェックイン  16:00(最終チェックイン:18:00)

・チェックアウト 10:00


〇チェックイン対応時間内に到着できない場合

鍵をお部屋に置いてチェックインの対応とさせて頂きます


〇有人対応時間について

夕食ありの場合、20時まで。

夕食梨の場合、18時までが有人対応の時間となります


〇喫煙について

基本的には完全禁煙となりますが、喫煙ご希望の方がいらっしゃる場合は、ガーデン入口側の所定位置を喫煙場所としてご案内いたします


〇部屋設備・備品

テレビ、インターネット接続(無線LAN形式)、湯沸かしポット、冷蔵庫、ドライヤー、加湿器、ボディーソープ、シャンプー、リンス、ハミガキセット、カミソリ、シャワーキャップ、タオル、バスタオル、スリッパ


〇タオル交換など

ウエディングの貸切で連泊の場合、タオルの交換を翌日の午前中に袋に入れてドアノブへお掛けします

回収は基本なく、ゴミだしのご希望があればお声がけいただくという対応となります




〇駐車場

ホテル内駐車場:3~5台。

到着されたお客様から順番に駐車いただきます。

※基本3台と芝生スペースに2台縦列にて


その他ホテル前に市営公共無料駐車場がありますので、ご利用頂けます。

 ※20時くらいに施錠されます(11月〜3月は19時)

 ※朝7時くらいに開錠されます



〇代行

代行やタクシーの提携はしておりませんが、下記外部リンクより、413はまひがのある、うるま市の代行会社をご確認頂けます



バスチャーターご希望の際は、下記ご確認ください





【納品について】


■写真について

カメラマンからの写真はデータのダウンロード納品となります。

お客様のお手元に納品(LINE等でダウンロードURLをお送りいたします)されましたら、お早めにダウンロードください。

ダウンロード期限があり、ダウンロードできなくなる場合がございます。


納品に1ヵ月~2ヵ月ほどのお時間を頂くことが多くなっております。

また繁忙期などは、上記期間よりお時間を頂く場合もございます。

納品時期のご相談がある場合は、カメラマン申込み時にご相談くださいませ。



■動画について

動画カメラマンからの写真はデータのダウンロード納品となります。

お客様のお手元に納品(LINE等でダウンロードURLをお送りいたします)されましたら、お早めにダウンロードください。

ダウンロード期限があり、ダウンロードできなくなる場合がございます。


納品に2ヵ月~3ヵ月ほどのお時間を頂くことが多くなっております。

また繁忙期などは、上記期間よりお時間を頂く場合もございます。

納品時期のご相談がある場合は、動画カメラマン申込み時にご相談くださいませ。






準備の中でご不明な点やご相談などございましたら、お気軽にスタッフまでお声がけください!

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